公证专用水印纸管理实施办法

公证专用水印纸管理实施办法

    第一条为加强公证专用水印纸（以下简称水印纸）的管理，根据司法部《公证专用水印纸管理暂行办法》和省司法厅《山东省公证专用水印纸管理暂行规定》，结合我市实际，制定本实施办法。
    第二条凡使用水印纸的公证处要明确一名主任（或副主任）负责水印纸的订购（或申领）、使用发放，主管水印纸的核查、使用监督、调剂、统计等工作。
    第三条公证处应设专人（可兼职）负责水印纸的接收、保管、发放工作。保管人必须是在编人员或长期合同制职工，不得安排临时聘用人员保管水印纸。保管人要具备心细、责任心强的职业素质，否则应及时调换。
    第四条保管人接收水印纸应造册登记，并妥善保管，严防遗失、泄密或受潮变质。保管人名单须报市司法局公证管理处备案。如保管人工作变动，应做好水印纸保管工作的交接，交接必须由公证处主任安排，由主任或主任指定的副主任、公证员监交，在水印纸清点交接完毕后，由交接人、被交接人、监交人签字。临时交接不得将全部库存水印纸交接，应按需要交接并办理监交签字手续。水印纸交接后必须及时向枣庄市司法局公证管理处书面报告，水印纸登记、保管、交接等资料应作为短期资料保存。
    第五条公证处应设专室专柜保管水印纸，保管场所应安装防盗门窗，专室或保险柜应安装报警器与值班室相连，坚持值班室有人值班。禁止保管人以外人员持有专室专柜钥匙或密码。保险柜必须使用密码，每次存、取水印纸后，保管人必须拨乱密码顺序。
    第六条公证处订购水印纸，须提出书面申请，通过市公证员协会订购，订购数量要与实际所需数量大体相当。
    第七条公证处水印纸库存过多或不足时，须以书面形式及时逐级上报到省公证员协会，申请调剂，说明原有水印纸的使用情况（包括使用的起止时间、批次、箱号、水印纸编号、使用和作废情况等）、库存情况或需要调入的数量等，由省公证员协会负责统一调剂。各公证处不得自行买卖、转借水印纸。
    第八条公证员使用水印纸，应根据每份公证书的实际需要量，经公证处主任或主任指定的副主任办理审批手续。禁止一次领取、长期使用并自行保管水印纸。保管人每发放一次水印纸，都应在发放登记簿上详细记录发放时间、号码、审批人和领用人，领用人必须亲笔签名（禁止保管人代签）。发放水印纸应按照水印纸号码顺序发放。
    第九条水印纸仅用于制作公证书正本、副本（归档的公证书可不用水印纸），领取人应按规定使用，不得随意浪费、丢失或挪作他用。送达人应在公证书送达回证备注栏内注明所用水印纸的号码。
    第十条水印纸因破损、变质或打印错误等原因而作废的，领取人应及时交还保管人并作注销登记。对作废的水印纸，由保管人进行登记造册，并经处主任或副主任核实后，每季度末上交市司法局公证管理处统一销毁，公证处不得自行销毁。
    第十一条公证处要建立水印纸保管、使用的监督检查制度，每周由公证处主任或主任指定的人员（不包括水印纸保管人员）至少核对一次水印纸发放及公证书送达回证与发放数量对应情况，核对人应进行检查并记录。公证处应每月清查水印纸的使用、库存和作废情况，每半年组织一次水印纸的专项检查，对发现的问题和隐患及时整改，并将检查和整改情况上报市司法局公证管理处。
    第十二条水印纸管理、使用人员发现水印纸使用中出现重号、空号、数量差错等，必须立即向公证处主任报告，公证处主任应立即向同级司法局和上级业务主管部门报告，如发现水印纸被盗、丢失，应及时向当地公安机关报案，并立即向市司法局和市公证员协会报告，隐瞒不报的要加重处理。
    第十三条公证处因故意或失职造成水印纸遗失、大量毁损或不按本规定管理水印纸的，根据情节，分别予以通报批评、限期改正，情节严重的上报省厅予以停业整顿处分；对有关责任人予以行政处分，情节特别严重的上报省厅给予吊销公证员执业证处分，触犯刑律的，依法追究其刑事责任。
    第十四条本办法自颁布之日起施行。