关于适用新定式公证书格式的指导意见（北京）

关于适用新定式公证书格式的指导意见（北京）

【注：诺特瑞公证软件已开发出“定式公证书模板导入程序”，并设计了要素式和定式公证书电子书，网址http://www.notery.net/npage.asp?id=234】

一、2011年10月1日之后，公证机构统一启用新定式公证书的格式。
公证机构原则上应按照新定式公证书的格式办理各公证事项；涉台公证事项也应按照新定式公证书的格式办理，但证词、使用地区及落款仍按国家有关规定执行。
二、适用新定式公证书格式应当注意的问题
（一）关于申请人的基本情况。
申请人的基本情况一般应包括：
1.自然人：姓名、性别、公民身份证件号码；发往域外使用的注明出生日期。
2.法人或者其他组织：名称、住所、法定代表人/负责人姓名。
（二）关于涉外民事公证代理人的问题。
1、涉外民事公证书往往由代理人前往公证机构办理，而通常情况下代理人多不能提供书面的委托书。因此，一般证明有法律意义的事实和有法律意义的文书类公证书以不在公证书中载明代理人的基本情况为宜。
2、关于代理人提交授权委托书的问题，可以参照以下原则：
（1）当事人的亲属（或朋友）代为申办发往境外使用的学历、学位、成绩单、出生、婚姻状况、未受刑事处分、驾驶证等法律事实公证或法律文书公证以及证明签字印鉴属实、证明复印件与原件相符、证明译本与原文相符公证，代理人持有当事人拟申请的相关文件和证明材料，可以视为代理人已经取得当事人授权。
（2）代理人代为申办涉及继承、财产权益处分、人身关系变更等公证事项的，依据《公证程序规则》第十二条的规定办理。
（三）关于民事法律行为类公证书格式
1、委托书公证、声明书公证原则上适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”，并可参照中国公证协会的相关指导意见加注。如在涉及不动产的委托书签名公证书中加注：“本公证书未对委托人是否具有处分权做出证明”。
适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”办理用于招投标等事务的委托书公证可视情况同时证明“委托书上的XXXX公司（单位全称）的印鉴、该公司法定代表人XXX的签字（印鉴）及受托人XXX的签字（印鉴）均属实”。
2、适用第一式至第六式办理委托、声明、赠与、受赠、遗嘱、保证等公证事项时，应当严格按照有关规定进行审查核实。公证员不可在公证书中自行添加“对XX内容负责”的表述，亦不得在公证书中载有“本公证书未对委托人是否具有处分权做出证明”等规避责任的注释。
公证机构和公证员如不能确定委托书、声明书等法律行为的签署符合《民法通则》第五十五条的规定，则不能适用上述格式出具公证书。
3、委托、声明、赠与、受赠、遗嘱、保证等单方民事法律行为类公证书中，当事人的签署地点如果不是在本处，则应写明具体签署行为发生地点。比如“在位于XX市 XX区XX街XXX号的XXX家中……”。
4、法定代理人代为申办受赠公证的,申请人为公证当事人,增加法定代理人的基本情况,并注明法定代理人与申请人的关系。
5、适用第五式“遗嘱公证书格式”办理公证时，公证机构如果因为遵循保密原则无法对遗嘱所处分的财产进行实质性审查，或者无法核查遗嘱内容是否损害了其他利害关系人的利益，可以省略该公证书格式第二段的内容。即省略“遗嘱行为符合《民法通则》第五十五条和《继承法》第十七条第一款的规定”。
6、适用第六式“保证公证书格式”出具公证书时，保证书应当是依据《担保法》的规定而出具的。如果是办理外籍学生监护人保证书等公证事项的，则应适用第三十四式“文书上的签名(印鉴)公证书格式”。
7、适用第七式“公司章程公证书格式”应注意的问题
（1）第七式“公司章程公证书格式”与现场监督类要素式公证书格式中的《股份公司创立大会公证书格式》有重叠，通常只有当事人既申办对股份公司创立大会出具公证书，又同时申请对公司章程的制定另行出具公证书，公证机构才有适用本格式出具公司章程公证书的可能。
（2）如果当事人申办公证的公司章程是经过有关政府主管部门批准的（例如中外合资企业的公司章程、国有独资公司章程等），则公证机构可选用第三十五式“文本相符公证书格式”，以证明批准证书复印件与原件相符的方式（公司章程复印件作为批准证书的附件）出具公证书；
（3）如果当事人申办公证的公司章程无需经过有关政府主管部门批准，且在章程上签字的股东均能够亲临公证机构确认其签字属实，则公证机构可以选用第三十四式“文书上的签名（印鉴）公证书格式”或者第三十五式“文本相符公证书格式”，以证明公司章程上的签字属实（公证词具体表述为“在本公证员面前确认，前面的XXXX公司章程上的签名属实。”），或者证明公司章程复印件与原件相符的方式出具公证书。
（4）如果当事人申办公证的公司章程无需经过有关政府主管部门批准，且在章程上签字的股东又无法亲临公证机构确认其签字属实，公证机构可以要求当事人提交经过公司登记机关盖章确认的公司章程复印件，公证机构则可选用第三十五式“文本相符公证书格式”，以证明公司章程复印件与原件相符的方式出具公证书，并可证明复印件上公司登记机关的印鉴属实。
8、因为“血缘关系”的概念范围很广，有血缘关系的人并不一定就是父子或父女关系，故适用第八式“认领亲子公证书格式”时，证词应当根据医学鉴定结论进行表述，据实写明申请人与关系人之间的血缘关系。例如“……根据XXX司法鉴定所于XX年X月X日出具的（2011）XXX号《司法鉴定报告》证实，在不考虑双胞胎和近亲的前提下，XXX（申请人）是XXX（关系人）的生物学父亲。XXX（申请人）愿意认领XXX（关系人）作为自己亲生的儿子，……”。
（四）关于有法律意义的事实类公证书格式
1、第九式“出生公证书格式”。申请人所提供的材料足以认定其父母的公民身份号码时，可以在公证书中注明，否则不注明。
出生公证书证词中视不同情况可载明“生父不详”、“生父母不详”，但原则上不注明父母已故的信息。
2、第十一式“死亡公证书格式”。办理死亡公证时，当事人要求写明死因的，应按注6注明死因（如“因病死亡”、“因车祸死亡”）。当事人明确表示不愿意记录死因的可不予记录。
办理死亡公证时，若申请人只能提供因死亡注销户籍的时间，则证词应表述为“于XXXX年X月X日在XX市XX区因死亡注销户籍”。
3、第十二式之二“监护公证书格式”。父母单方申办监护人公证的公证机构可以受理，但证词中应当表明申请人是关系人的法定监护人之一。
4、第十三式“曾用名公证书格式”。原则上不写明申请人使用曾用名的起止时间，除非申请人能够提供充分的证据证明其使用曾用名的起止时间。
5、第十四式“住所地(居住地)”。申请人要求证明其居住地与户籍地不一致的，应当要求申请人提供有效的居住地证明，如房屋所有权证或者有效租赁合同，以及居住地居(村)委会证明。如申请人系非本市户籍的，还应提供公安部门的有效居住证明。
6、第十五式“学历公证书格式”和十六式“学位公证书格式”。这两个格式适用于依当事人或公证书使用地的要求对学历、学位进行实体证明。如无当事人或公证书使用地的特殊要求，则应视情形适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”或适用第三十五式“文本相符公证书格式”办理公证。
适用第三十五式“文本相符公证书格式”办理学历、学位公证可在证词中酌情增加“XXXX学校（单位全称）的印鉴和该校校长XXX的签字（印鉴）均属实。”等内容。
7、第二十一式“婚姻状况”。依据本格式办理婚姻状况公证必须认真核查公证的内容，如果没有充分的证明材料确认当事人的婚姻状况，则应视情形适用第三十三式“证书（执照）公证书格式”或三十五式“文本相符公证书格式”出具公证书。证明婚史或未婚、未再婚状况应适用第三十四式“文书上的签名（印鉴）公证书格式” 办理声明书公证。
8、第二十二式“亲属关系”。申请人原则上为一个人，特殊情况下应当事人请求夫妻可同为申请人。关系人的居民身份证件号码如无足够证据证明，则公证书中不做表述。
9、第二十五式之四“房屋产权”。证词调整为“兹证明位于XX省XX市(县)XXXX的房屋所有权人登记为XXX(申请人)……”；如申请公证的房屋无权属证书、有异议登记或有被查封信息的，则不宜办理公证。
（五）关于有法律意义的文书类公证书格式
1、第三十三式“证书(执照)公证书格式”大部分情况均可归入第三十五式“文本相符公证书格式”，原则上以第三十五式格式为主。
2、第三十五式文本相符的公证事项视情可调整为“复印件与原件相符”。
3、办理成绩单、纳税证明等文件复印件与原件相符适用第三十五式“文本相符”格式，可视情况同时证明文件上的签字、印鉴，如“XXXX学校（单位全称）教务处的印鉴属实”。
4.办理发往美国、韩国、奥地利等国家使用的公证书，仍应加附“译文相符公证书”，但应当参照新定式公证书格式，增加“申请人基本信息”和“公证事项”。[来源：北京，目前为草稿]