【电脑办证】利用WORD邮件合并功能与EXCEL交换数据

【电脑办证】利用WORD邮件合并功能与EXCEL交换数据

在日常的办公过程中，WORD和EXCEL得到了广泛的应用。在很多时候需要填写各种各样的调查表、报表、套用信函、信封等，这些资料的格式都相同，只是具体的数据有所变化。而这些数据往往存放在EXCEL文件中。因此为了减少不必要的重复工作，提高办公效率，可以使用WORD中的邮件合并功能来与EXCEL交换数据。

WORD的邮件合并由两个部分组成：第一部分为主文档，包括要重复出现在资料调查表、报表、套用信函信封等中的通用信息；另外一部分称为数据源，数据源中包括了在各个合并文档中各不相同的数据，例如调查表中的身份证号码，套用信函中的收件人的姓名和地址。数据源可以是已有的电子表格、数据库或者文本文件，也可以是使用“邮件合并帮助器”创建的WORD表格。邮件合并功能就是在需要加入变化的信息的地方插入称为合并域的特殊标识，合并域是占位符，用于指示WORD在何处插入数据源中的数据。WORD的邮件合并功能的使用包括以下四个步骤：

1、创建主文档；

2、打开或创建数据源；

3、在主文档中插入合并域；

4、将数据源中的数据合并到主文档中。

数据源中的每一行（或记录）都会生成一个单独的表格、邮件标签、信封其他。可以将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印；如果不想保存合并结果，也可以将合并文档直接发送到打印机、电子邮件地址或传真号码。

下面我们以创建报表为例来说明利用WORD合并功能来与EXCEL交换数据，以及在使用过程中应该注意的问题，EXCEL文件中的内容如图1所示。

步骤 1：创建主文档

1、击“常用”工具栏中的“新建空白文档”命令新建一新文档或打开现有文档；
2、单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令，打开如图2对话框；

图2 邮件合并帮助器对话框

3、单击“主文档”下的“创建”按钮，然后单击“分类”命令；
4、单击“活动窗口”按钮
此时创建了一个主文档，可以在其中输入不变的通用信息。

步骤 2：打开或创建数据源

1、用现有数据源中的数据。单击“数据源”下的“获取数据”按钮，然后单击“打开数据源”命令。选择一个前一部分所示的人员资料工作表（文件名为人员资料.xls），注意文件类型要选*.xls，然后单击“打开”命令。在弹出对话框中选择“整个电子文档”后，单击“确定”按钮。
2、单击“编辑主文档”按钮（如图3）

图3 邮件合并帮助器数据源选择对话框

步骤 3：在主文档中插入合并域

1、主文档中输入要在各分类项中重复出现的文本。例如，可包括“姓名”和“性别”标签。此时，请不要添加只会在生成的分类文档中打印一次的文本（比如页眉、页脚和表格列标题）。

2、在要合并来自数据源的数据的位置插入合并域。要插入合并域，请单击主文档，再单击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮，然后单击所需域名。

3、完成主文档并插入所有合并域后，请单击“文件”菜单中的“另存为”命令。为该文档命名后单击“保存”按钮。图4为主文档中插入合并域后的结果。

步骤 4：将数据源中的数据合并到主文档中

“工具”菜单中的“邮件合并”命令。

1、如果要指定合并数据的次序或只合并部分数据，可以对要合并的数据记录进行排序和筛选；
2、如果要查看合并数据的显示方式，可以预览合并文档；
3、单击“邮件合并帮助器”对话框中“合并数据和文档”下的“合并”按钮；
4、单击“合并到”框中的“新建文档”；
5、如果要在合并之前检查数据源的错误，请单击“检查错误”按钮。选择所需选项后单击“确定”按钮；
6、单击“合并”按钮；
7、在生成的分类文档中添加页眉、页脚和其他所需文字。例如，如果合并的数据被设置为表格形式，可在合并数据后，为该表格添加列标题；
8、单击“常用”工具栏上的“打印”按钮打印合并好的分类文档；
图5显示了数据源中第一条记录合并后的结果。

图5 邮件合并后结果

注意事项：

1、合并域只能通过单击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮来完成，不能键入合并域符号（« »）或用“插入”菜单中的“符号”命令插入这对符号。否则没有办法获取来自数据源中的数据。

2、为了正确显示合并的数据，请确认在合并域之间、合并域符号（« »）之外键入空格和标点，确保合并域的完整性，不要在合并域符号之间键入空格合标点。要将合并域置于新的一行中，请按 Enter 键。

3、您几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 WORD 表格、Microsoft Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库、Foxpro创建的DBF文件和ASCII 码文本文件。如果尚未在数据源中存储信息，WORD 将引导您逐步创建 WORD 表格，表格中可以包含姓名、地址以及其他需要的数据。

4、若要设置合并数据的格式，必须在主文档中设置合并域的格式。请不要在数据源中设置数据格式，因为在将数据合并到文档时不能保留格式。请确保已经创建了主文档，选择了数据源并在主文档中插入了合并域。在主文档中单击与要设置其格式的数据相对应的合并域。单击“格式”菜单中的“字体”命令，然后选择所需格式。

5、 “邮件合并”工具栏的“合并到文件”按钮将合并结果保存到一个新文档中，该文档是一个独立的文件，与主文档之间没有任何关联，也就是说修改主文档或者是数据源并不会影响新文档。

6、可以使用工具栏上的“合并选项”来控制哪些记录参与合并。更为复杂的，可以通过查选选项来筛选记录（如图6、7所示）。

图6 合并选项

图7 查询选项

从上面创建报表的过程中我们可以看出，利用WORD的邮件合并功能可以非常方便地与EXCEL交换数据。另外，同样的道理，我们也可以利用WORD的邮件合并功能Foxpro数据库文件交换数据。本方法在Microsoft WORD2000和EXCEL2000下通过！