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　　信息建设促进规范化管理　　――湖北省襄樊市公证处信息平台建设汇报材料
　　　　二○○八年一月二十九日

　　为了进一步加强管理，提高办公效率，2007年襄樊市公证处集中财力建立起我市第一个公证办证信息平台，从公证咨询受理到案卷归档管理，实现全程电脑自动化管理，使我处质量管理水平跃上一个新台阶，公证人员办公方式、执业行为发生了较大变化。现将我处建立公证办证信息平台的情况汇报如下：

一、我处信息化建设发展史
　　1981年11月襄樊市公证处成立，有工作人员3人，其中公证员1名，1985年我处购置了一台铅字打印机，打印公证书，年办证近百件，九十年代电子打印机将铅字打印机送入历史。1994年我处购买了第一台285型电脑和第一台针式打印机，大大提高了公证文书的打印速度。1996年我处档案目录管理实现计算机数据库管理，每年新增档案目录均输入电脑数据库，提高了历史案卷查询速度。2002年我处电脑增加到2台，激光打印机一台、传真机一台，财务管理实行电算化，电脑通过宽带连接互联网。除了档案和财务管理外，计算机在我处公证业务方面的运用，还只限于文书打印，自动化程度仍然很低。
　　2005年10月，我处在襄樊市政府网站设计制作并租用服务器空间，建立了《襄樊公证法律服务网》，宣传公证业务，介绍我处基本情况、执业公证员和公证员助理情况、本单位和公证界动态、典型案例，刊登常用法律、法规、公证收费标准，以及我处的公告信息，方便广大人民群众查询，还建立了公证咨询园地—留言板，公证员和广大群众在网络上相互交流。2年多来登陆我处网站的群众已达500000多人次，日平均1000人次，具有一定的宣传效果。我处网址：www.xygzw.net
　　《公证法》的颁布实施对公证处管理提出了高要求，公证质量的保证不仅靠公证员的执业道德和个人素质，更要靠管理制度和手段。公证处管理者应当随时把握全部公证人员、全部工作环节的信息，随时发现问题、解决问题，防微杜渐，而不是仅把质量管理落实在审批者“同意”两个字上。基于上述考虑，我处从2006年开始考虑建立统一的公证办证平台，办证人员的所有行为和相关信息均一个平台上执行、完成并保存。经过一段时间试用，我处确定使用“诺特瑞公证专用软件”。为使公证专用软件更好地发挥作用，我处在2007年的一年内增加了8台电脑、2台打印机、1台扫描仪，10台身份证阅读器，现在公证员、助理、档案员每人配备1台电脑，公证接待处1台电脑，彻底改变了过去案卷积压、轮流上机的现象。我处多次组织了人员进行电脑操作培训，并进行了考核，现在我处所有工作人员均能较熟练进行汉字输入、文件编辑、打印文书，掌握了公证专用软件的操作流程和要求，并能够独立操作。

二、 公证专用软件具有较强管理功能
　　经过一段时间试用和全面运用，我们发现吉林仲维俊开发的诺特瑞公证专用软件的整体结构设计比较符合公证法律、法规的规定，数据库管理功能较齐全，开放式、自动化程度较高，能够达到规范人员行为、提高工作效率和准确统计的作用。该软件具有以下功能：
　　 公证咨询：咨询的公证事项、使用地、用途，需要提供的证明资料，打印咨询单；
　　 办证业务：受理、收款、拟稿、审批、翻译、校对、制证、归档，支持批量办证和公证书编号回收利用，提供当事人身份证号有效性检验功能、黑名单管理；
　　 公证书制作：公证申请表、告知书、受理通知单、案卷流转单、谈话笔录、法律文书、签发稿、公证书、抵押登记申请表、审批表、送达回证、指纹卡。公证书、谈话笔录和法律文书可按预设模板自动生成；
　　 收款管理：公证收款、副本收款、其他收款、发票作废、收款补退、收费明细清单和收费汇总报表、曲线图、支持机打发票；
　　 水印纸管理：水印纸包编号录入、分配、作废、查询、水印纸领取发放登记表；
　　 公证档案管理：案卷归档、查询、借阅、归还登记、卷宗封皮、卷宗目录打印；
　　 副本办证业务：副本受理、收款、制证
　　 历史案卷补录：补录使用业务软件之前的历史案卷，可进行卷宗扫描、图片预览等；
　　 模板管理：一个事项支持多模板，实现当事人自然信息的替换功能、提供公证事项收费公式和收费标准的定制功能，支持当事人自然信息的英文智能翻译功能。模板管理包括公证书模板、谈话笔录模板、法律文书模板，并预先录入了大量的模板，可以经简单修改直接使用；
　　10、统计报表：根据公证事项和业务管理需要，可自动生成受理登记表、受理汇总表、使用地汇总表、用途汇总表、归档登记表以及司法部公证工作统计报表等；
　　1 系统维护：业务信息、公证事项、公证书编号设置、用户权限设置、数据库自动备份等维护；
　　1 在线更新：有助于方便升级服务，降低了维护成本；
　　1 设备接口：当事人第二代身份证鉴别阅读功能、电子签名系统、扫描仪、视频头等接口。

三、 公证管理软件的积极作用
　　经过一段时间试用和全面运用，我们发现该软件的整体结构设计符合《公证法》、《公证程序规则》的规定，数据库管理功能较齐全，开放式、自动化程度较高，能够达到规范人员行为、提高工作效率和准确统计的作用。主要表现在以下几个方面：
　　 对公证人员行为的规范作用
　　计算机程序具有程式化的特点，这一特点可以用来控制人的行为随意性，在实践中已得到广泛认可。公证工作具有较强的程序性质，程序违法将导致公证书无效，所以正当程序是公证管理的重要内容之一。我们采用的诺特瑞公证软件对程序中重要的内容都有强制性要求：（1）当事人的身份信息（姓名或名称、身份证号码或机构代码、出生时间、住所地、身份即是否申请人、代表人或代理人、继承人或被继承人等）；（2）申请公证内容；（3）申请公证的时间；（4）申请公证的目的和使用地；（5）谈话笔录；（6）公证书编号；（7）拟稿；（8）审批及审批时间；（9）收费；（10）制证、归档及其时间等。这些环节在操作中是强制的，缺少某个环节则不能继续下面的工作，或者电脑自动提示以免遗漏，或者电脑（比如公证书编号、时间）自动生成且不能人为修改。这些功能能有效防止工作中的疏忽大意、随意简化和人为的虚假行为等。
　　启用公证办证软件以来，人员的规范意识有了很大提高。从表面上看，原来是人操作电脑，现在是电脑操纵着人，实质上是，人在电脑面前必须摒弃掉一切随意和违规的行为，所有行为均要符合预定规则，而这正是质量管理所要追求的目标。有一次，因没有正确录入历史卷宗的信息，不能指定该公证书需要使用水印纸，我们硬是一整个下午没能打印一张水印纸，大家急得团团转也没有用。但事后找到原因后发现，电脑是正确的，一个基本的环节我们都忘了。电脑所要求的是基本的行事规则，过去管不住的人的随意性，电脑管住了。大家逐渐明白了，顺应电脑就符合公证程序和制度管理的要求，习惯了电脑程序，就养成了规范办事的习惯。
　　公证书和法律文书的形式和内容更加规范。过去我处各公证员自拟法律文书和公证书，各人打印出的文书形式和内容各具风格，很不统一，同样是继承权公证书，不同公证员叙述的方式和语言都不一样；同样是卖房委托书，不同公证员草拟的委托书内容相去很远；法律文书和公证书中关键语句也时有模棱两可、前后矛盾、辞不达意等问题。启用公证专用软件后，我处对常用法律文书和公证文书进行了整理，筛选出较规范、严谨、符合公证规范要求的文书，制成电脑模板供公证员在办证过程中选择使用。实践表明，我处现在的文书从形式到内容都有了很大的改观，形式统一、内容规范、用语更加严谨，文书中文字错误等小问题大大减少。
　　 分环节和分角色，建立相互协作和监督的机制
　　过去很长时间里，受理、拟稿、审批（主办公证员）、收费、制证、送达、立档归卷等工作全都是公证员一人全做，事实证明，这种大包大揽的做法不利于确保公证质量，容易滋生错假办证行为和腐败行为。2005年全国公证队伍教育规范树形象以后，办证观念有了很大改变，错假办证和腐败现象大大减少，但要从根本上解决问题是要从制度上建立监督和约束机制。将办证过程分为数个环节，让不同人参与其中，以实现目标的过程控制。
　　我处采用的公证专用软件将普通国内公证分为受理、收费、拟稿、审批、制证、归档分为6个环节，涉外公证9个环节(增加翻译、校对、分配水印纸)，不同人员按照预先设定具有不用任务，在各自的窗口中显示自己的任务，各人以自己的名称和密码登录自己的办公窗口，案卷按预定的流程和方向行进，实现不同角色的人员既相互协作又相互区分的工作关系，操作记录都有电脑实时记录，有案可查，实现各工作岗位任务明确、责任明确的目的。
　　 充分利用电脑的自动功能，提高办公效率
　　使用诺特瑞公证专用软件能大大提高办公效率，主要表现在：
　　（1）受理时输入当事人的身份信息后，在公证申请表、谈话笔录、拟稿、起草法律文书以及翻译过程中，软件能自动或轻松使用当事人的身份信息，既准确由快捷。当事人再次申办公证时，系统能自动提示该当事人信息，不需要重复输入、重复校对，公证专用软件解决了很大一部分日常事务中的重复工作，所以公证软件的自动替换当事人身份信息、不动产登记信息的功能，使公证员的工作效率和准确率大大提高。
　　（2）同一类型的公证事项的谈话笔录，必要的询问问题和回答可以事先预录到模板中，在办证过程中，该模板能自动显示，公证员只需要对当事人的具体情况进行适当增减和修改，就可制作出规范的谈话笔录，大大减少公证人员在笔录中消耗的时间和工作量；
　　（3）公证员的告知义务一般应当体现在同当事人的交谈过程中，相同类型的公证事项的告知内容是大体相同的，所以在谈话笔录的模板中加入告知内容，使告知变得更轻松、自然，内容更全面、规范。
　　（4）公证书拟稿可以按公证事项事先设置成模板，软件自动加入当事人信息后，公证书的拟稿就完成了很大一部分，公证员可以集中精力拟写要素式公证书的其他内容。
　　（5）公证案卷内容查询方便、快捷，通过输入承办人、办证时间、当事人姓名、公证书号码等可以迅速查到历史案卷，可以看到公证书、译文、法律文书的内容、当事人提供的证据材料、受理和办证时间、承办公证员、审批人、制证人、收费数额、归档号、案卷存放位置等，免去了在大量案卷记录中查找的烦恼。
　　 自动统计的作用
　　以往统计报表都是人工进行的，既费时费力又不准确，诺特瑞公证专用软件提供了自动统计功能，可以随时对一定时期的数据进行统计，自动打印出司法部制订的统计报表，方便、准确。过去按办证类型统计公证收费很难，不容易得出确切的数据，而公证专用软件能轻松得出统计数据，便于管理人员对业务现状和发展趋势进行科学评估和预测。
　　 自动编号的作用
　　我处过去使用《公证受理登记簿》，书写登记，取得公证书编号，它的缺点是办证事项分类标准不一、书写潦草、登记信息随意简化、重号、漏号、遗忘登号等。2005年起我处EXCEL电子表格编号，使用起来较以前规范，但仍存在原有的问题。我处使用公证专用软件后，自动编号功能完全克服了原有的问题：办证事项分类由公证员按司法部统计表列举的事项进行选择，新的办证事项也可以列入，但分类相对稳定；登记信息包含当事人身份信息、公证事项、承办人、申请时间等记录内容全面；无重号、漏号现象；所有公证业务都在软件平台上办理，就不会出现遗忘登号的现象。
　　 水印纸管理作用
　　公证专用软件具有水印纸管理功能，水印纸入库后，按用纸申请进行分配水印纸，每一份水印纸均对应具体案卷，系统对用纸申请人、公证书编号、时间、份数、作废水印纸号码、副本用纸情况等有详细的记录，自动输出用纸记录和统计，较以前人工记录方式，电脑记录查询方便、记录准确，使水印纸管理更严格。

四、结语
　　由于启用公证办证平台的时间还不久，人与电脑正经历一段时间的磨合期，我们在适应它，逐渐使规范成为一种自觉、自然，它也在适应我们，软件编写人为使软件更加贴切我处实际付出了很多努力，根据我们的建议做出了许多适应性修改。最近我们联合软件设计人对软件进行了一个更有意义的改进：将公证书分配编号从受理阶段推移到审批阶段，审批人给予案卷审批后才由电脑分配给该公证书编号，否则办证人没有编号是无法出具公证书的，这样从根本上杜绝先出证后审批或无审批等现象，这对于未实行主办公证员制度的中小公证处是非常必要的。
　　这套软件还有二个功能我们尚未使用：一是案卷扫描功能，就是将扫描成电子文档的证据材料装入该案卷的数据库中，因为扫描工作量大，数据量大，我们将在适当时候试行一段时间，努力实现全部文档电子化；二是录像功能，遗嘱公证和证据保全公证等一般都有照片、录像的材料，文件积累多了查找就不方便，如果能将视听材料放入数据库中同该案卷保存在一起，查询和使用就很方便，该软件已提供了此功能，我们将在硬件进一步提高后使用这一功能。
　　由于管理体制、公证员身份、人数、当地经济条件等因素不同，各地公证处的差别很大，办理公证的方式、流程相差非常大。如果司法行政部门选择符合公证程序要求、适合各种规模公证处的办证软件，推行到各公证处，必将对公证处管理和公证员的执业行为起到较大的规范作用，缩小差距，促进公证质量整体提高。

　　襄樊市公证处    龚凌志
　　二○○八年一月二十九日
长春诺特瑞技术服务中心  客服微信号 371251592


襄阳公证处：公证信息化平台建设汇报-信息建设促进规范化管理 2011-07-01